Bodas, fiestas de oficina, festivales de música y comida; hay muchas razones por las cuales podría querer utilizar su licencia de licor de TABC en algún lugar que no sea su bar o restaurante (eso se llama instalaciones en el lenguaje de TABC). ¿La gran noticia? Puede hacerlo. ¿La no tan buena noticia? Es un proceso un poco confuso. No se preocupe. Aquí está lo que necesita saber.
Primero, repasaremos algunas reglas básicas sobre lo que TABC permite en términos de estas actividades fuera de las instalaciones o de catering. TABC generalmente se refiere a estas como Autorizaciones de Eventos Temporales.
Luego, discutiremos cada uno de los dos tipos: Notificaciones de Archivo y Uso y Eventos Temporales. Conocer la diferencia entre los dos es clave para prepararse y obtener la autorización correcta para su evento. Discutiremos cada uno detalladamente a continuación, pero la diferencia clave a tener en cuenta es que una Notificación de Archivo y Uso es el tipo de Autorización de Evento Temporal que necesita para un evento privado, como una fiesta de oficina o una boda. El Evento Temporal, por otro lado, es lo que necesita para todos los demás eventos fuera de las instalaciones.
Finalmente, repasaremos la información que necesita tener a mano para realizar la presentación requerida a través del Sistema de Gestión de la Industria de Bebidas Alcohólicas de TABC o AIMS.
Cumplimiento General del Evento Temporal de TABC
¿QUÉ ES UNA AUTORIZACIÓN DE EVENTO TEMPORAL?
Las Autorizaciones de Eventos Temporales le permiten utilizar su licencia de licor de TABC en algún lugar que no sea su bar o restaurante, lo que TABC llama las instalaciones con licencia. TABC solía referirse a este tipo de actividad como catering, y solía requerir un Permiso de Catering, así como la presentación de Certificados de Catering específicos para el evento. Ya no es así. La legislatura de Texas eliminó recientemente el requisito de tener un Permiso de Catering, permitiendo a los minoristas en las instalaciones tener la capacidad de ofrecer servicios de catering como parte de su licencia principal de licor. Para obtener más información sobre términos como instalaciones con licencia o los tipos de licencias de licor disponibles para bares y restaurantes, consulte el primer video de nuestra Serie de Estrategias de TABC: Concepto de Negocio.
¿QUIÉN PUEDE OBTENER UNA AUTORIZACIÓN DE EVENTO TEMPORAL?
Los siguientes titulares de permisos tienen la capacidad de solicitar una Autorización de Evento Temporal:
Permiso de Bebidas Mixtas (MB)
Permiso de Minorista de Bebidas de Vino y Malta (BG)
Licencia de Minorista en las Instalaciones (BE)
Permisos de Club Privado (N, NE, NB)
Permiso de Bodega (G)
Además, ciertas organizaciones sin fines de lucro pueden solicitar una Autorización de Evento Temporal; cubriremos eso en otro blog.
¿QUÉ UBICACIONES SON ELEGIBLES PARA UNA AUTORIZACIÓN DE EVENTO TEMPORAL?
La mayoría de las ubicaciones son elegibles para una Autorización de Evento Temporal. Aquí hay algunas reglas a tener en cuenta.
Las Ubicaciones con Licencia de TABC están Prohibidas. No puede ofrecer servicios de catering en las instalaciones de otro titular de licencia de TABC. Como probablemente sepa, TABC prohíbe a los titulares de permisos permitir alcohol externo en sus instalaciones (con muy pocas excepciones). De manera similar, TABC no le permitirá obtener una Autorización de Evento Temporal en una instalación que ya tenga licencia.
Se Requiere Aprobación del Propietario de la Propiedad. Como discutiremos a continuación, debe enviar pruebas a TABC de que el propietario de la propiedad en la que se llevará a cabo su evento ha acordado permitirle participar en el evento en las instalaciones.
Áreas Secas Prohibidas. Si la ubicación del evento está en un área donde la venta de alcohol está prohibida, es probable que no pueda obtener una Autorización de Evento Temporal.
¿CÓMO SE OBTIENE UNA AUTORIZACIÓN DE EVENTO TEMPORAL?
Hay dos formas de solicitar su Autorización de Evento Temporal: a través de AIMS o por correo electrónico. TABC prefiere enérgicamente que las presentaciones se realicen a través de AIMS. Hasta agosto de 2022, aún están aceptando solicitudes en papel por correo electrónico según las indicaciones en el formulario correspondiente. TABC señala que las solicitudes enviadas por correo electrónico en lugar de AIMS requerirán tiempo adicional para procesarse, ya que necesitan la entrada de datos de TABC. Aquí hay algunos enlaces rápidos para los formularios de Notificación de Archivo y Uso y Aprobación de Eventos Temporales.
Cómo obtiene una Autorización de Evento Temporal también depende de si está obteniendo una Notificación de Archivo y Uso (FUN) o un Evento Temporal. Para el FUN, solo necesita notificar a TABC con anticipación sobre su evento. Sin embargo, para el Evento Temporal, la solicitud debe hacerse a TABC con 10 días hábiles de antelación al evento. Se le cobrarán tarifas adicionales si no presenta la solicitud con suficiente antelación. Además, la aprobación para un Evento Temporal no es automática como lo es para un FUN. TABC revisará su solicitud, esperemos que la aprueben y solo entonces recibirá el Permiso de Evento Temporal para colocar en el evento. Hablaremos de cada uno de estos en detalle a continuación.
Notificación de Archivo y Uso
¿QUÉ ES UNA NOTIFICACIÓN DE ARCHIVO Y USO?
Una Notificación de Archivo y Uso (FUN) es la opción más rápida y fácil para usar su licencia de licor en una ubicación fuera de las instalaciones. No requiere aprobación previa de TABC. Simplemente necesita presentar la notificación adecuada a TABC antes de su evento, ¡y listo! Recuerde que debe tener su FUN antes del evento o no tendrá la autoridad para vender o servir alcohol en ningún lugar que no sea su ubicación permitida.
¿QUIÉN ES ELEGIBLE?
Los titulares de permisos en las instalaciones enumerados anteriormente son elegibles para un FUN, pero solo para eventos que cumplan con ciertos requisitos. Los eventos que no cumplan con estos requisitos específicos deben seguir el proceso de aprobación de Eventos Temporales descrito a continuación.
Aquí están los requisitos de elegibilidad para FUN:
No está abierto al público (si está vendiendo boletos, probablemente sea público).
La asistencia es inferior o limitada a 500 personas.
Valor mayorista estimado de alcohol proporcionado o vendido < $10,000.
No patrocinado por un miembro del nivel de fabricación o distribución mayorista (Titos Vodka, Republic, Southern Glazer's, etc.).
Si falla en alguno de estos requisitos, su evento no es elegible para un FUN.
¿QUÉ INFORMACIÓN SE REQUIERE?
Ya sea que esté enviando un formulario por correo electrónico o presentando un FUN en línea, deberá ingresar la siguiente información:
Dirección del evento, incluido el condado.
Persona de contacto para el evento, alguien que pueda responder rápidamente a cualquier solicitud de TABC.
Fecha y hora de inicio y finalización del evento, desde la entrega de alcohol al lugar del catering y continuando hasta que el alcohol regrese a sus instalaciones, pero no más de 4 días.
Descripción del lugar, solo una descripción general de dónde almacenará y servirá alcohol (por ejemplo, la cocina y la sala principal).
Mapa del sitio, puede ser un simple bosquejo del área marcando dónde se servirá el alcohol y las entradas y salidas.
Si el evento involucra a un organizador o promotor, si responde sí, deberá nombrar al organizador o promotor.
Si es propietario o arrendatario del lugar que está utilizando para el evento. Responder Sí aquí lo sujeta al límite máximo de 10 eventos por año calendario.
Si no es propietario o arrendatario del lugar, si ha obtenido autorización del propietario de la ubicación del evento. No podrá continuar en AIMS hasta que pueda responder Sí y adjuntar evidencia de aprobación. Tenga en cuenta que enviar un FUN por correo electrónico actualmente no requiere la autorización escrita del propietario de la propiedad.
Confirmar cada uno de los siguientes (o no se considerará un FUN):
El evento no está abierto al público en general.
La asistencia estimada es inferior a 500 personas.
El valor mayorista estimado de las bebidas alcohólicas proporcionadas en este evento es inferior a $10,000.
El evento no implica patrocinio de otro titular de licencia/permiso.
Además de la autorización para vender alcohol en esta propiedad, ¿tiene algún otro contrato y/o acuerdo (ya sea verbal o escrito) asociado con este evento, como patrocinios y/o acuerdos con terceros? Responder Sí aquí podría requerir que presente el acuerdo.
¿Ha confirmado y obtenido todos los permisos y/o aprobaciones necesarios de su ciudad y condado que puedan ser requeridos para su evento? Los eventos típicos de catering privado no requieren aprobaciones de la ciudad y el condado. Si ese es el caso, la respuesta sería Sí. Tenga en cuenta que si selecciona N/D, deberá proporcionar una explicación.
¿La ubicación está en un área seca? Recuerde, las áreas secas están generalmente prohibidas.
¿CÓMO OBTIENE UNO?
Para solicitar el FUN, inicie sesión en su cuenta de AIMS y seleccione el titular del permiso para la ubicación que realiza el catering. Luego, seleccione el permiso principal, nuevamente para la ubicación específica que realiza el catering.
Desplácese hacia abajo y seleccione Aprobación de Evento Temporal. (No se preocupe, en realidad no necesita aprobación. Esto es solo lo que debe seleccionar). Se le pedirá que ingrese la información anterior a través de un par de pantallas. Si la información que ingresa no cumple con los requisitos para un FUN, el sistema tratará automáticamente su presentación como una solicitud de Aprobación de Evento Temporal.
¿QUÉ HACER CON EL FUN?
Si es elegible para un FUN, se aprobará automáticamente tan pronto como ingrese la información. Debería recibir un correo electrónico confirmando lo mismo. El último paso es imprimir su FUN. Para hacerlo, vuelva a ingresar a la misma cuenta de AIMS y seleccione Ver mis Eventos Temporales en el menú en la esquina superior izquierda del panel de control. Aquí podrá descargar la Notificación de Archivo y Uso. Imprímalo y colóquelo en el lugar al comienzo de su evento, y listo. Nuevamente, si no es elegible, el sistema tratará automáticamente su presentación como un Evento Temporal. Lo veremos a continuación.
Un último apunte para los FUN. Además de sus requisitos regulares de conservación de registros, asegúrese de mantener la siguiente información en sus archivos durante 4 años:
Número de asistentes al evento.
Monto en dólares del alcohol comprado y vendido/servido en el evento.
Copia del acuerdo con el lugar autorizando el evento.
Fecha del evento.
Fecha de contratación.
Tipo de evento (boda, fiesta de oficina, fiesta de cumpleaños).
Copia de la invitación.
Copia de otra información del evento.
Copia de la autorización del propietario de la propiedad.
Copia del mapa del sitio.
Copia de la Notificación de Archivo y Uso.
Aprobación de Evento Temporal
¿QUÉ ES UNA APROBACIÓN DE EVENTO TEMPORAL?
Al igual que la Notificación de Archivo y Uso, la Aprobación de Evento Temporal le permite vender y servir alcohol en un lugar que no sea sus instalaciones con licencia. La Aprobación de Evento Temporal para titulares de permisos básicamente abarca todos los eventos temporales autorizados que no son elegibles para una Notificación de Archivo y Uso. La Aprobación de Evento Temporal se puede utilizar para participar en eventos más grandes, aunque privados, que no cumplen con los umbrales de asistencia y costo de alcohol del FUN. También se puede utilizar para eventos públicos como festivales.
¿QUIÉN NECESITA ESTO?
Nuevamente, al igual que la Notificación de Archivo y Uso, la Aprobación de Evento Temporal puede ser utilizada por los titulares de licencias de licores de TABC que permiten el consumo en las instalaciones: Permiso de Bebidas Mixtas, Permiso de Minorista de Bebidas de Vino y Malta, Licencia de Minorista en las Instalaciones, Permisos de Club Privado y Bodegas.
¿QUÉ INFORMACIÓN SE REQUIERE?
La buena noticia es que la información requerida para una Aprobación de Evento Temporal es la misma que se requiere para un FUN, con una excepción: la información de pago. La Aprobación de Evento Temporal requiere notificación anticipada. Si no presenta su solicitud al menos 10 días hábiles antes del evento, se aplicarán las siguientes tarifas:
$300 para formularios recibidos 7 a 9 días hábiles antes del evento.
$500 para formularios recibidos 4 a 6 días hábiles antes del evento.
$900 para formularios recibidos 1 a 3 días hábiles antes del evento.
¿CÓMO OBTIENE UNO?
Nuevamente, el proceso es el mismo que el de la Notificación de Archivo y Uso. Una vez que complete el cuestionario en línea, se le pedirá que envíe el pago (si corresponde). Su solicitud se enviará entonces al TABC. El TABC puede comunicarse con usted para obtener más información, así que asegúrese de responder a cualquier solicitud de ellos, estas probablemente llegarán a través de AIMS. Su aprobación también se recibirá a través de AIMS. Una vez aprobado, puede navegar hasta Ver Mis Eventos Temporales en el portal de AIMS del titular del permiso. Allí debería ver su Evento Temporal aprobado y una opción para descargar su Aprobación de Evento Temporal. Publíquelo en su ubicación, y debería estar listo.
Recuerde, la ubicación temporal de catering debe tratarse como una extensión del restaurante o bar de catering a efectos del TABC. En otras palabras, todas las reglas y regulaciones del TABC deben seguirse en la ubicación del catering, al igual que en el restaurante. Esto incluye que el titular del permiso mantenga el control exclusivo del alcohol en la ubicación específica del evento, la prohibición de vender o servir alcohol a personas intoxicadas y operar dentro de las horas permitidas según los requisitos locales.
¿No está interesado en solicitar la aprobación por su cuenta? Ashley y Claire brindan esos servicios a través del bufete de abogados Storm Ruleman. Reserve una llamada de 30 minutos con Ashley aquí. Además, consulte nuestra página de Recursos para obtener una lista de verificación gratuita que lo ayudará a que su presentación de Notificación de Archivo y Uso sea exitosa.
Descargo de responsabilidad: Nada en nuestros artículos o en nuestro sitio web es asesoramiento legal y no debe tomarse como tal. Por favor, dirija todas las preguntas legales a su asesor. Si bien nuestro equipo no es un bufete de abogados, podemos referirlo según sea necesario.
